Inleiding
Goed werkende en bij uw organisatie aansluitende IT is een noodzaak. In deze tijd zijn in feite alle bedrijven, IT bedrijven geworden. Bedrijfsprocessen genereren steeds meer informatie die, intern en extern, met steeds meer betrokkenen gedeeld wordt. Het belang van IT-systemen die dit mogelijk maken, blijft daarom toenemen voor organisaties. Maar het gaat verder: effectieve ondersteuning door IT-systemen kan organisaties voorsprong geven. Door betere beslissingen, betere samenwerking, sneller werkende processen et cetera.
Hoewel het belang toeneemt, wordt het voor organisaties echter steeds lastiger om hun informatievoorziening aangesloten te houden bij de business. Processen veranderen steeds sneller en de IT afdeling slaagt er steeds minder in om dit tempo bij te benen. In de praktijk blijkt het vaak al onmogelijk om de bestaande hulpmiddelen up-to-date te houden. Denk aan antieke office versies of de worsteling om tijdig Windows XP op te ruimen.
Het uitbesteden van IT naar een professionele dienstverlener kan deze problematiek oplossen. Dat opent mogelijkheden die intern alleen voor heel grote organisaties zijn weggelegd. Het uitbesteden van IT kan daarom een hefboom vormen en mogelijkheden bieden die organisaties zelfstandig nooit beschikbaar zouden hebben.
Ruimte voor innovatie
Een vaak gehoorde klacht is: ‘…dat kan niet in onze IT omgeving’ of ‘… dat mag niet van IT’. Jammer want het frustreert de vernieuwingskracht van een organisatie en beperkt daarmee innovatie en groei. Inrichting en beheer van IT infrastructuur door een professionele dienstverlener geeft ruimte voor innovatie.
Eén voorbeeld hiervan is het snel beschikbaar hebben van nieuwe systemen. Iets waar intern vaak te weinig capaciteit voor bestaat. Dat hangt vaak samen met beperkingen ten aanzien van mensen maar niet zelden zijn ook andere grenzen zoals ruimte in een server rack, licenties of opslagcapaciteit beperkende factoren. Door schaalgrootte en professionaliteit, is een goede IT dienstverlener in staat om snel nieuwe systemen in te richten en ter beschikking te stellen.
Een andere mogelijkheid waarmee innovatie wordt gestimuleerd, is de tijdelijke beschikbaarheid van IT capaciteit. Denk aan testomgevingen voor vernieuwing van bestaande software of tijdelijke omgevingen om nieuwe hulpmiddelen op uit te kunnen proberen. Intern is dit vaak problematisch omdat het aankopen van systemen (nog) niet aan de orde is en het huren ervan vaak nogal prijzig.
Andere voorbeelden van een steun in de rug van innovatie door de mogelijkheden van het uitbesteden van IT zijn: verbeterde mogelijkheden voor samenwerking over de muren van de organisatie heen, betere toewijsbaarheid van kosten (en daarmee betere mogelijkheden om innovatie ook financieel te beoordelen) en meer beschikbare kennis over IT en de mogelijkheden daarvan door de samenwerking met een IT dienstverlener.
Inzet op wat onderscheidend is
Het beheren van een IT infrastructuur is, tenzij het gaat om een IT dienstverlener, geen activiteit waarmee een organisatie zich kan onderscheiden. De veel gemaakte vergelijking met gas, licht en water is in dat verband ook treffend. Er zullen weinig organisaties te vinden zijn die dergelijke nutsvoorzieningen in eigen beheer hebben. Ook voor catering, afvalverwerking, lease van auto’s et cetera is uitbesteden de norm. Er is geen reden waarom dit voor IT infrastructuur anders is.
Een vaak gehoorde zorg is dat IT dicht bij de business staat en dat het uitbesteden een grote afhankelijkheid van een IT dienstverlener betekent. Op zichzelf terechte constateringen. Daarbij is het echter van belang om onderscheid te maken in de informatievoorziening enerzijds en IT infrastructuur anderzijds. Informatievoorziening gaat over de manier waarop informatie door de organisatie stroomt, in processen wordt gebruikt en toegepast wordt om te sturen. Daarin schuilt zeker de eigenheid van een organisatie en dat moet dan ook gekoesterd worden. Uitbesteden daarvan is zonder meer onverstandig.
IT infrastructuur is een heel ander verhaal. Op welke servers en op welke fysieke plaats een goede informatievoorziening draait, doet er in feite niet toe. Echt belangrijk in dat verband zijn: continuïteit, snelheid van handelen bij verzoeken of problemen en de vlotte beschikbaarheid van capaciteit. Zaken die een professionele dienstverlener kan bieden. IT infrastructuur als een nutsvoorziening dus.
Een IT infrastructuur zonder zorgen, maakt het mogelijk om de aandacht te richten op wat wel onderscheidend is.
Betere sturingsmogelijkheden door ICT
Concurreren vindt steeds meer plaats op het scherpst van de snede. Marges worden kleiner en het verschil tussen succes of mislukking zit in nuances en details. Sturing op de processen is daarom van toenemend belang. Het verwerken van grote hoeveelheden data tot informatie waarop het management van een organisatie kan sturen, legt een flink beslag op IT hulpmiddelen. Zeker wanneer stuurinformatie het karakter krijgt van big data. Rapportage en analyse worden doorgaans gebaseerd op grote hoeveelheden (historische) data. Het verwerken van die data vereist de nodige opslag en verwerkingscapaciteit. In de praktijk blijkt dit voor veel organisaties een bottleneck. Snelle en gespecialiseerde hardware is duur en het is vaak lastig om dergelijke investeringen te verantwoorden. Ook hier kan uitbesteding van de IT infrastructuur een uitkomst zijn. Niet in de laatste plaats omdat hiermee ook mogelijkheden geboden kunnen worden voor financieringsvormen voor de IT hulpmiddelen, anders dan aanschaf.