Inleiding
Een goede IT ondersteuning van bedrijfsprocessen is een kostbare zaak. Een veelheid aan kostencomponenten tellen onderaan de streep op tot een aanzienlijk bedrag. Uit onderzoek blijkt dat in veel organisaties de totale kosten van IT significant worden onderschat. De praktijk leert dat er vaak sprake is van verborgen kosten. Denk aan de niet altijd zichtbare inzet van (niet IT) medewerkers om de systemen werkend te houden of om problemen heen te werken, licentiekosten in relatie tot de hardware, onderhoudskosten, energie et cetera. Het draaiend houden van een IT infrastructuur is daarmee vaak duurder dan gedacht.
Tegelijkertijd is een effectieve ondersteuning van de business door IT belangrijker dan ooit. De huidige tijd dwingt daarbij tot snel handelen. Het gaat dan niet alleen om het vergroten van de IT capaciteit maar de situatie kan juist ook aanleiding geven om daarin af te schalen. De klassieke benadering van het aanschaffen en afschrijven van IT hulpmiddelen is in toenemende mate ongeschikt om dit verandertempo te volgen.
Een inmiddels bewezen oplossing hiervoor, is het uitbesteden van de IT infrastructuur aan een professionele dienstverlener. De schaalgrootte die dat met zich mee brengt, maakt het mogelijk om mee te bewegen met de behoefte aan IT capaciteit waarbij de kosten transparant en voorspelbaar zijn.
Kapitaal om te ondernemen
Het aantrekken van kapitaal is in de huidige tijd voor veel ondernemers een uitdaging. Banken zijn terughoudend en er worden allerlei alternatieve financieringsvormen gezocht voor werkkapitaal of om te kunnen investeren. Voor veel organisaties zijn de IT hulpmiddelen daarbij een blok aan het been.
Kapitaal zit vast in servers, netwerkapparatuur en werkplekken. Kapitaal dat niet beschikbaar is om mee te ondernemen.
Het uitbesteden van IT infrastructuur kan deze last wegnemen. Het opent mogelijkheden om IT ondersteuning op een andere manier te financieren. Veel organisaties hebben op die manier de kosten voor hun IT al veranderd van kapitaal inzet (CAPital EXpenditure ofwel CAPEX) naar gebruikskosten met een structuur waarbij per eenheid per periode wordt betaald (OPerating EXpenditure ofwel OPEX). Geld dat niet meer ingezet wordt om IT hulpmiddelen aan te schaffen, kan dan gebruikt worden voor de primaire bedrijfsvoering.
Efficiënte inzet van middelen
In de inleiding is al aangegeven dat het tempo waarmee organisaties geacht worden te reageren op veranderingen in hun omgeving, toeneemt. Het is van belang om als organisatie in staat te zijn snel in te spelen op kansen of activiteiten te staken die onvoldoende waarde genereren. Hierbij kan een IT
dienstverlener van grote toegevoegde waarde zijn door de mogelijkheid te bieden de kosten voor IT mee te laten bewegen met de inzet ervan. Zo kan bijvoorbeeld het aantal werkplekken worden vergroot als het nodig is en teruggebracht als het kan. Door af te rekenen per werkplek per periode,
worden de totale kosten van IT dan direct hoger of lager, afhankelijk van de behoefte. Dit koppelt het snel kunnen reageren op veranderende omstandigheden aan het voorkomen van verspilling in de vorm van overbodige IT hulpmiddelen.
Inzicht in de kosten voor IT
Eén van de belangrijkste typen stuurgegevens voor ondernemingen zijn de kosten van de verschillende activiteiten. Voor not for profit organisaties is het vrijwel altijd noodzakelijk om gedetailleerd aan te kunnen geven waar geld aan is uitgegeven om dat aan de geldgevers te kunnen verantwoorden. Voor commerciële ondernemingen is het essentieel om te weten wat de kosten van primaire activiteiten zijn om de winstgevendheid daarvan te kunnen vaststellen. IT kosten vormen vaak een substantieel deel van de totale kosten.
In een situatie waarin IT is uitbesteed kan de complexiteit van de IT kosten, voor in elk geval een deel, teruggebracht worden. Door de IT kosten daarvan per werkplek per periode af te rekenen, wordt direct duidelijk welk onderdeel van de organisatie, welke kosten genereert. Daarnaast is een professionele IT dienstverlener in staat om de kosten zodanig te specificeren dat eventuele
precisering van kosten op activiteiten ook goed mogelijk is. Dit inzicht helpt organisaties de kosten van IT in beeld te houden en op basis daarvan verstandig te sturen.
Voorspelbaarheid van de kosten voor IT
De hierboven beschreven vereenvoudiging van de financiering van de IT hulpmiddelen, zorgt naast flexibiliteit en het voorkomen van verspilling ook voor voorspelbaarheid. In het voorbeeld dat de totale kosten voor de uitbestede IT infrastructuur verrekend worden via het aantal werkplekken, is het
extrapoleren van de kosten voor de bestaande situatie eenvoudig geworden. De enige variabele die nog van belang is, is het aantal werkplekken. Daarbij gelden overigens vaak wel marges of staffels maar ook dan zijn de IT kosten eenvoudig te bepalen. De (jaarlijkse) budgettering, analyse van kosten en winstgevendheid, prognose van de financiële situatie et cetera kunnen, in elk geval waar het de IT kosten betreft, aanzienlijk eenvoudiger.