Alescon is een bedrijf voor mensen met afstand tot de arbeidsmarkt. De organisatie is actief in een groot deel van de provincie Drente. De grootste vestigingen van Alescon staan in Assen en Hoogeveen. Op www.alescon.nl is hier meer over te vinden.
Projectmanager Uitbesteding ICT Alescon
In februari 2014 is het project gestart om de infrastructuur en het technisch beheer daarvan onder te brengen bij een externe dienstverlener. Het projecteiderschap hiervan wordt ingevuld door EM-Interim. Dit project is gestart met een interne en externe analyse gevolgd door een selectietraject voor een outsourcingspartner. Vanaf het eerste kwartaal van 2015 draaien de bedrijfstoepassingen en kantoorsoftware voor Alescon bij de externe partner.
Interim manager Informatievoorziening
EM-Interim was lijnverantwoordelijk voor de afdeling Informatievoorziening. Een afdeling met 7 ICT’ers en 3 medewerkers informatie- en applicatiebeheer. In 2011 en 2012 zijn de eerste veranderingen doorgevoerd. Toen is de afdeling InformatieVoorziening (IV) gevormd met Informatie- en Applicatiebeheer, ICT en Helpdesk. Daarbij zijn organisatie, processen, informatie en ondersteunende systemen aangepast.
Adviseur Informatievoorziening
Sinds begin 2011 vervult EM-Interim de rol van Adviseur Informatievoorziening. In die rol is een visie ontwikkeld op de inrichting van de informatievoorziening binnen Alescon, aansluitend aan de bedrijfsstrategie. Er is een BedrijfsInformatiePlan opgesteld met daarin een projectportfolio die moet leiden tot het bereiken van de doelsituatie. Vanuit de projectportfolio heeft EM-Interim de volgende projecten tot een goed einde gebracht:
- Herinrichting Informatievoorziening Alescon
- Informatiebeveiliging Alescon
- Invoering SharePoint voor Intranet en Documentbeheer
Het project Invoering Papierarm werken is gepland en geïnitieerd, parallel met het traject voor de uitbesteding van de ICT van Alescon. Het project Papierarm werken heeft als doelstelling: een verregaande digitalisering van het werken met een aanzienlijke reductie van het gebruik van prints en kopieën.
Projectmanager implementatie Exact
Van maart 2011 tot en met februari 2012 heb ik het project geleid voor de invoering van het financieel en ERP systeem Exact. Alescon werkte daarvoor met BaanIV dat als inflexibel, complex en niet gebruikersvriendelijk werd ervaren. Het project is uitermate soepel, binnen de geplande periode en vrijwel binnen budget, gerealiseerd met een resultaat dat het geplande overtreft.
De relevante processen zijn doorgesproken, waar nodig aangepast en binnen Exact ingericht. Daarnaast zijn alle medewerkers die met Exact werken, uitgebreid geïnstrueerd. Exact is gekoppeld aan verschillende omringende systemen:
- Compas (HR systeem, gefocust op arbeidsontwikkeling en re-integratie)
- ProActive (online systeem (SAAS) voor verwerking van inkomende facturen)
- Vectron/Compad (kassasysteem voor Horeca en detailhandel)
- PION (salarisverwerking)
De belangrijkste succesfactoren van het project waren:
- Een duidelijke en goed gecommuniceerde structuur (fasering, organisatie, resultaten e.d.) van het project
- Een enthousiast en gedreven projectteam
- Goed draagvlak bij en uitstekende ondersteuning van de directie
- Frequente, consequente en goed afgestemde communicatie
- Strakke en consequente bewaking van tijd, geld en omvang van het project
Alescon heeft nu een resultaat met grote voordelen voor de organisatie:
- Uitval in de magazijnen omlaag
- Faalkosten omlaag
- Aantal FTE omlaag (baten in efficiency menskracht)
- Inkoop effectiever en daardoor lagere kosten
- Uitval van hulpmiddelen omlaag
- Aantal opdrachten omhoog en daardoor meer inkomsten
- Bruto marge omhoog
Bij de afsluiting van het project is een projectevaluatie opgesteld in de vorm van een infographic. Deze is hier te downloaden:
