Close

27 februari 2015

Het belang van een goede business case

Op papier weet iedereen welke factoren een project tot een succes te maken. Toch falen geregeld projecten nog voor ze zijn uitgevoerd. Podiumauteur Egbert Moen bespreekt het belang van een duidelijke businesscase.

Wat is een business case?

Letterlijk betekent business case in feite: de zakelijke reden om een investering te doen. Het is goed gebruik om in zakelijke omgevingen (inclusief not for profit organisaties) investeringen vooraf te beoordelen op de financiële en niet financiële consequenties, de kosten en de baten. Toch is het opvallend om te zien hoe vaak ICT of bedrijfsproces georiënteerde projecten binnen organisaties gestart worden zonder een goed uitgewerkte business case maar met alleen het gevoel dat het goed is om het project te realiseren. Nu is een goed gevoel bij een project (of beter: bij de resultaten daarvan) een mooi begin maar is het volstrekt onvoldoende om het project in turbulente omgevingen te besturen. Zeker als het project beslag legt op schaarse hulpmiddelen.

De business case voor aanvang van een project

In beginsel zou de start van elk project gerechtvaardigd moeten worden door een positieve business case. Dat betekent dat er voldoende overwegingen zijn waarmee het nut van het project is aangetoond, afgewogen tegen de kosten die voor het project gemaakt moeten worden. Op hoofdlijnen worden hier vijf mogelijke typen overwegingen genoemd waarop een business cases kan worden gebaseerd:

Overigens kan in een commerciële omgeving in feite alles financieel worden vertaald. Verbeteringen, Noodzaak, Risicobeheersing en Visie en strategie worden dan uiteindelijk allemaal omgezet in geld zodat er een bedrijfseconomische afweging gemaakt kan worden. Dit is niet altijd makkelijk maar door een inschatting te maken van toekomstige opbrengsten en kosten, kan getracht worden de financiële consequenties helder te krijgen. Zo is bijvoorbeeld risicobeheersing gericht op het voorkomen van bepaalde problemen. Door de verwachte waarde van die problemen te bepalen (verwachte kosten x kans op voordoen van de problemen) kan afgewogen worden of de kosten voor de maatregelen opwegen tegen de mogelijke kosten van de problemen.

De belangrijkste redenen om voor aanvang van een project een business case op te stellen, zijn:

  • Vaststellen of er voldoende voordelen zijn, afgewogen tegen te maken kosten, om met het project te beginnen. De financiële aspecten van de business case worden vaak uitgedrukt in terugverdientijd of break even punt (wanneer is de investering terugverdiend) en de netto contante waarde (wat is de waarde van de netto cashflow, teruggerekend naar het huidige moment).
  • De afweging maken tussen alternatieve oplossingen binnen een project. De business case is dan onderdeel van de argumentatie om te kiezen voor een bepaald alternatief in het project.
  • Het onderling kunnen afwegen van projecten. Ofwel om een keuze te maken tussen projecten ofwel om een prioriteit aan de projecten te kunnen toekennen.
  • Het maken van begrotingen. Zowel de kosten voor projecten als de opbrengsten daarvan hebben consequenties voor de (toekomstige) begroting van een organisatie.

In de praktijk komt het regelmatig voor dat er een nadrukkelijke wens is om een project uit te voeren maar dat de business case niet overtuigend te maken is. Niet zelden wordt dan zolang aan de business case gesleuteld dat deze voordelig uitpakt. Vooral op de financiële aspecten is de creativiteit soms opmerkelijk.

Als er geen business case wordt gemaakt voor een project, is dat in deze fase vooral gemakkelijk. Geen inspanning om na te denken over de kosten en opbrengsten van het project en gewoon beginnen. De problemen komen dan echter onvermijdelijk later.

De business case tijdens het project

Uitgaande van bovenstaande, is er bij elk lopend project sprake van een business case. Het is zaak om tijdens de loop van een project de business case actueel te houden. Dit is ook een uitgangspunt van de veel toegepaste projectmanagement methode Prince2 waarin gesteld wordt dat een project op elk moment door een business case gerechtvaardigd moet zijn. Actualisering van de business case volgt op veranderingen ten aanzien van dezelfde onderdelen die genoemd zijn voor het opstellen van een business case. Enkele voorbeelden:

  • Tarieven die veranderen, veranderen de kosten van het project en daarmee de financiële aspecten van de business case
  • Wetgeving wordt afgeblazen of aangepast waardoor de noodzaak om een projectresultaat te realiseren wegvalt
  • Een nieuwe strategische richting zorgt ervoor dat een project niet meer relevant is voor een onderneming

Als er echter geen business case is, kan er ook niets geactualiseerd worden. Het gevolg kan dan zijn dat er een project wordt uitgevoerd dat geen bestaansrecht meer heeft. Dit kost geld, uren en andere middelen, zonder dat deze investeringen ooit zullen renderen.

Maar er kan nog veel meer mis gaan als er geen business case is  om aan te refereren:

  • Als een organisatie tussentijds moet bezuinigen, heeft een project waar geen duidelijke positieve noodzaak voor aan te tonen is natuurlijk een groot probleem. Zeker in de afweging tegen projecten waarvoor dit wel aangetoond is.
  • Regelmatig komen projecten in organisaties neer op een klein clubje professionals. Die zitten dus in elk project. Omdat projecten altijd de neiging hebben resources steeds meer op te zuigen, gaat dit vroeg of laat botsen. Het laat zich raden dat een project met een expliciete positieve business case aanzienlijk betere kansen maakt op de gevraagde inzet dan een project waarvoor dit ontbreekt.
  • Een ander gebied waar projecten elkaar dwars kunnen zitten is ICT. Dat kan bijvoorbeeld zijn omdat projecten hetzelfde informatiesysteem raken zodat er gekozen moet worden wie het systeem het eerst onder handen mag nemen. Opnieuw een afweging waarin een goed uitgewerkte business case een doorslaggevende rol kan spelen.

Het is overigens ook mogelijk dat een project door veranderingen in de omgeving juist een groter belang krijgt. Maar zonder business case is dat moeilijk duidelijk te maken en het is zelfs denkbaar dat het grotere belang van het project door niemand wordt onderkend. Simpelweg omdat er niet op die manier over het project is nagedacht.

Wat zich tijdens het project kan wreken is een business case die te positief is opgesteld met als vooropgezet doel om met het project te kunnen starten. Zodra dit duidelijk wordt in de omgeving van het project zullen partijen met belangen die anders zijn dan het project, hun kans schoon zien om het project ter discussie te stellen. We kennen allemaal de voorbeelden van grote infrastructurele projecten in het publieke domein met deze problematiek.

Het mag inmiddels duidelijk zijn dat het niet hebben van een positieve en realistische business case op het niveau van het project zeer schadelijk kan zijn. Maar ook op het niveau van de projectenportfolio zijn business cases onmisbaar. Directie en management kunnen onmogelijk sturen op het geheel van projecten als deze niet op basis van business case onderling gewogen kunnen worden. De lobbyvaardigheden van de opdrachtgever of de projectmanager worden dan belangrijker dan verstandige bedrijfseconomische overwegingen. Een situatie waar een directie niet gelukkig mee kan zijn.

De business case na het project

Ook na het afronden van projecten bewijst de business case goede diensten. Om vast te stellen of een project de beloofde baten heeft opgeleverd, wordt de business case geconfronteerd met de daadwerkelijk behaalde baten. Dit kan periodiek herhaald worden. Daarmee is het nut van afgeronde projecten te meten en kan die kennis gebruikt worden bij de rechtvaardiging van nieuwe projecten.

Tot zover de ideale wereld. In de praktijk wordt de hierboven beschreven confrontatie nagenoeg nooit uitgevoerd. In veel organisaties bestaat een voorkeur om vooruit te kijken en het retrospectief beschouwen van projecten en hun resultaten ligt dan niet voor de hand. Het leereffect dat hiermee te behalen is voor toekomstige projecten weegt daar blijkbaar niet tegenop.

Andere mogelijke redenen om geen vergelijking te maken tussen de business case van een project en daadwerkelijk behaalde baten, zijn:

  • Transparantie over het verschil tussen voorspelde en daadwerkelijke gerealiseerde baten kan bestuurders slecht uitkomen. Het niet vaststellen van de baten is dan een prima manier om deze verschillen nooit duidelijk te krijgen.
  • De situatie in een organisatie kan zodanig zijn veranderd dat de business case van het project niet meer aan te sluiten is aan de actuele situatie. De business case is dan niet langer relevant.
  • De kwaliteit van de business case is onvoldoende zodat er geen goede confrontatie te maken is. Bijvoorbeeld omdat de business case te globaal is opgesteld. Overigens is dit probleem met terugwerkende op te lossen door de business case alsnog beter uit te werken.

Dit artikel is ook gepubliceerd op MT.nl onder het kopje Podium. Klik op deze link voor het artikel.